Gestionnaire de Prêts Margill – Document explicatif de Transition de « Perceptech » vers « VoPay »

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4  septembre 2024

La transition de Perceptech vers VoPay s’effectue en quelques minutes dans Margill. Simplement suivre les instructions ci-dessous et suivre le court « Assistant de transition » dans Margill.

1) Avant de faire la transition, il est important de savoir que les champs suivants sont obligatoires pour l’Emprunteur:

  • Nom, Prénom (ou Société), Adresse, Ville, Province, Pays, Code postal

Les formats ci-dessous sont aussi obligatoires, mais avec quelques allègements que nous avons ajouté par programmation dans Margill, voir le paragraphe **.

  • Province : Doit être un code provincial ou territorial valide à deux lettres (code alpha) – Québec = QC
    • Provinces et territoires : AB, BC, MB, NB, NL, NT, NS, NU, ON, PE, QC, SK, YT
  • Pays : Doit être un code de pays valide à deux lettres tel que défini par la norme ISO 3166-1 alpha-2 – Canada = CA
  • Ville: Ces caractères spéciaux ne sont pas permis : Virgule, souligné et parenthèses
  • Code postal : Doit être au format standard A9A 9A9 ou A9A9A9

** Pour la Province et le Pays, le GPM effectue les transformations nécessaires avant la transmission des paiements à VoPay lorsque les Provinces et Pays sont inscrits de certaines autres façons. Par exemple, si dans la fiche de l’Emprunteur il est inscrit Québec, Quebec, Qué ou Que, la Province sera automatiquement convertie à QC dans le fichier VoPay. Vous n’auriez donc pas à modifier vos données dans la base de données, mais ceci est tout de même suggéré.

Pour éviter des soucis de dernière minute, il est donc FORTEMENT suggéré de vérifier toutes ces données portant sur l’Emprunteur AVANT de faire la transition.  Vous devriez produire un rapport avec ces champs dans tous les Dossiers, les vérifier et vous pourrez les réimporter avec les corrections via une feuille Excel et les Changements globaux. Voir notre article pour effectuer cette opération : https://www.margill.com/fr/gestionnaire-de-prets-margill-mise-a-des-donnees-emprunteur-avec-les-changements-globaux-et-feuille-excel/. Notez que les accents sont permis.

2) Télécharger et installez la dernière version du Gestionnaire de Prêts Margill (version 5.6 de septembre 2024 – plusieurs correctifs mineurs ont été faits dans les versions antérieures 5.6) sur www.margill.com/go.

  • Si vous utilisez Margill en mode hébergé dans le Nuage (SAAS), la mise à jour sera effectuée pour vous à compter du mois de juillet. Prière de communiquer avec nous ([email protected]) pour nous aviser de votre date de transition désirée vers VoPay.

3) Un administrateur Margill doit ensuite aller dans Outils > Paramètres > section Modules > Paiements préautorisés.

Le fournisseur est actuellement « Perceptech (Canada) ».

Dans le menu déroulant, changer le fournisseur pour « VoPay ».

Vous obtiendrez ce message suivi d’autres fenêtres avec instructions :

Suivre les instructions. Inscrire la date de dernier prélèvement chez Perceptech à l’endroit demandé dans Margill tout en communicant cette date à Perceptech [email protected]. Le message est simple :

  • Notre société XYZ fera son dernier débit avec Perceptech le XX septembre 2024.

Si vous déposez vers plusieurs comptes bancaires, prière de le préciser.

NOTE : VoPay offre un service de crédit aux Emprunteurs. Vous pouvez activer ce service en cochant la case :

3) Vous devrez ensuite, pour chacun des Créanciers avec comptes PPA, mettre à jour les données à l’onglet PPA. Ces données vous ont été fournies par VoPay.

4) Vous pourrez soumettre vos PPA exactement comme vous le faisiez avec Perceptech.

Notez qu’une prévalidation de données est effectuée chez VoPay vous permettant de corriger certaines erreurs avant la date de prélèvement. Voyez le Manuel de l’utilisateur du Gestionnaire de Prêts Margill (en anglais seulement pour le moment, nos excuses) à compter de la page 230 (https://www.margill.com/margill-loan-manager/user/MLM-User-Guide.pdf) et voir la page 254 pour des explications sur la prévalidation.

Bonne transition!

Équipes Margill / VoPay / Perceptech

[email protected] / [email protected] / [email protected]

Gestionnaire de Prêts Margill – Comment obtenir un rapport pour les paiements non payés?

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Q : Comment obtenir un rapport pour les paiements non payés?

R : Il suffit de créer un Rapport transactionnel.

1) Créez un nouveau modèle de rapport. En haut à droite, récupérez au moins l’État de ligne « Pmt non payé » (il pourrait y avoir d’autres États de ligne Pmt non payé).

2) À gauche des « Données transactionnelles », récupérez au moins l’État de ligne, la Date paiement et Pmt prévu. J’ai aussi inclus le montant En souffrance (le solde).

3) Ajoutez ensuite les identifiants du prêt tels que le ID du prêt, l’Emprunteur, etc. (je les ai déplacés vers le haut pour le rapport avec les flèches de droite). Vous pouvez également ajouter une adresse de courriel, un numéro de téléphone, etc. afin que vos ressources à la perception puissent facilement rejoindre les clients. Vous pouvez également envoyer un courriel aux clients directement dans Margill (ou automatiser le processus, mais je n’en discuterai pas ici.).

J’ai nommé mon rapport « Pmts impayés ».  Exécutez-le pour les prêts et la période souhaités. J’ai produit le mien pour janvier 2024 :

J’ai donc 4 paiements impayés.  Notez le montant en souffrance des prêts 10104 et 10392. Cela montre qu’il s’agit de mauvais payeurs puisque le montant (solde) en souffrance est supérieur au paiement impayé actuel. Vous pouvez afficher les totaux et exporter vers Excel ou autre.

Est-ce possible de faire un remboursement à un client qui a trop payé à partir de Margill ?

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Q : Est-ce possible de faire un remboursement à un client qui a trop payé à partir de Margill ?

R:  Voulez-vous dire faire un crédit au client directement dans Margill comme vous faites un débit préautorisé avec Perceptech / Accéo / Transphere (Canada)?

Le réponse est non avec Perceptech / Transphere mais avec notre autre partenaire de paiements électroniques, VoPay, oui c’est possible par eTransfer (Interac). Le crédit peut être jusqu’à 25 000$.

Au niveau du Calendrier de paiements, si le client a trop payé, alors vous pouvez créer un État de ligne de type Capital additionnel – que vous renommez Remboursement au client (remboursera que du capital, mais il est possible aussi de rembourser de l’intérêt) et le montant serait négatif pour faire augmenter le capital et le solde.

Ne jamais oublier d’ajouter à vos rapports et équations mathématiques (pour les rapports) au besoin car ce sont de nouveaux types de transactions.

Gestionnaire de Prêts Margill – Mise à des données Emprunteur avec les Changements globaux et feuille Excel

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Question : Je dois m’assurer que tous mes prêts ont un nom d’Emprunteur, une adresse, une ville, une province, un code postal et un pays et que certains formats soient respectés. Comment faire ceci facilement dans Margill?

Réponse : Cette opération peut s’effectuer rapidement avec les Changements globaux et par une feuille Excel.

Étapes :

  1. Créer un gabarit dans le rapport « Liste de Dossiers » personnalisé avec toutes les données qui doivent être vérifiées et mise à jour tout en incluant un des Identifiants uniques pour l’Emprunteur dans la première colonne :

 

2) Produire le rapport pour tous les Dossiers (vous pourriez exclure les anciens prêts Fermés ou Archivés – utiliser les Requêtes avancées pour inclure que les prêts désirés et ainsi réduire la taille du rapport si vous avez des milliers d’anciens prêts). Produire le rapport:

Exporter les données vers Excel :

3) Dans Excel, faites le ménage. Je dois éliminer la colonne Devise (si vous avez activé le module multidevises).

  • Lignes 9, 10 et 12 n’ont pas d’Emprunteurs. Soit ajouter l’Emprunteur ou éliminer les lignes
  • Les lignes en duplicata (on les voit facilement avec la colonne B) peuvent toutes être éliminées – ces personnes ont plusieurs prêts – on ne veut que les Emprunteurs et non les prêts

  • Faire le ménage de toutes les données et voici le résultat :

Dans ma situation, je n’ai qu’à mettre à jour la Province, le Pays et le Code Postal. J’élimine donc tout ce qui ne doit pas être mis à jour dans ma feuille Excel tout en conservant absolument l’Identifiant Unique d’Emprunteur qui est la « clé » permettant de lier ma feuille Excel au bon Emprunteur.

Vous auriez des dizaines, des centaines ou des milliers d’Emprunteurs en réalité :

4) Mettre à jour les données colonne par colonne via les Changements globaux pour Emprunteurs :

Dans la fenêtre Principale de Margill aller à Emprunteur sous Fichier > bouton droit de la souris > Changements globaux :

Appuyer sur l’icône Excel. Le ? vous donne des instructions complémentaires par rapport à la simple feuille Excel requise :

 

La colonne A est l’Identifiant unique de l’Emprunteur (et non du Prêt) et la colonne B, la donnée à importer ou à mettre à jour. Dans premier import, nous voulons changer la Province et donc dans le menu de droite, choisir « Emprunteur – Province, État ». Choisir ensuite le fichier Excel en appuyant sur l’icône orange de fichier .

Remarquez que pour les Emprunteurs 10000 et 10003, aucune mise à jour n’est requise car les données sont inchangées (la colonne « Soumettre » ne s’est donc pas cochée).

Appuyer sur le bouton « Sauvegarder » et les données seront mises à jour.

 

 

Par la suite, nous voulons mettre à jour le Pays. Dans Excel, copier les données du Pays dans le colonne B, sauvegarder la feuille, puis importer (j’ai simplement supprimé la colonne Province mais il est sage de ne pas détruire les colonnes ou faire une copie de la feuille Excel avant de supprimer des données). Faites de même pour le Code postal et autres données au besoin, une à une.

Numérotation automatique de factures

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Q : J’ai créé une facture (par la Fusion de documents) dans Margill pour faire la facturation des frais de gestion annuels et j’aimerais savoir s’il est possible de faire la numérotation des factures automatiquement?

A : Quelques possibilités vous sont offertes dans le Gestionnaire de Prêts Margill

Première méthode :

En utilisant les Changements globaux afin d’importer vos numéros de factures directement dans les Dossiers de vos clients.

Débutons par créer un Champs sur mesure afin d’importer vos numéros de factures.

Dirigez-vous dans Outils > Paramètres > Champs sur mesure > Dossier > Champs illimités (format tableau)

À noter que si vous désirez conserver en mémoire les numéros de factures historiques, vous devrez créer un nouveau champ lors de chaque cycle de facturation (ex. Numéro de facture 2023)(ceci est moins pratique si les factures sont envoyées à chaque mois).

Une fois ce Champ créé, vous pourrez importer vos numéros de factures. Pour ce faire, il vous faudra une liste de vos numéros de Dossiers. Vous pouvez créer cette liste dans Rapports / Listes des dossiers et l’exporter en format Excel.

Une fois dans Excel, il sera facile d’ajouter vos numéros de factures dans le document.

Maintenant mettons à jour vos numéros de factures avec l’outils de Changements globaux. Pour ce faire, cliquez avec le bouton de droit de la souris dans la fenêtre Principale de Margill et sélectionnez l’option de Changements globaux.

Lorsque la fenêtre s’ouvrira, cliquez sur l’icône Excel dans le haut de l’écran.

Par la suite, simplement sélectionner le champ Numéro de facture et le fichier à importer.

Maintenant, il vous sera possible d’ajouter ce champ à vos factures et états de compte.

 

Lors des prochaines facturations, vous n’aurez qu’à importer les nouveaux numéros de factures dans un nouveau champ (avec année et/ou mois) ou dans le champ existant (le numéro de facture sera modifié à chaque envoi).

Seconde méthode :

Vous trouverez que cette méthode est plus rapide et nécessite moins de manipulation. En revanche, le désavantage sera que vous n’aurez pas la même flexibilité que la méthode précédente.

Cette méthode consiste à créer un numéro unique de facture à l’aide de l’identifiant unique de Dossier et, par exemple, le nombre de documents joints à chacun des Dossiers. Plusieurs autres options seraient disponibles tels l’ajout d’une date ou autre.

Pour ce faire, ajoutez les champs suivants à votre facture :

  • Identification GPM du Dossier
  • Nombre de fichiers joints au Dossier

Maintenant, lorsque vous produisez vos factures, il sera important de cocher «Joindre chaque fichier produit au dossier», afin que la numérotation se poursuive correctement.

À vous de voir la technique que vous préférez afin d’obtenir les résultats escomptés. À noter qu’il est totalement possible de combiner les deux techniques. N’hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions concernant la Fusion de documents au [email protected].

Module multi-opérations Margill pour Pardons partiels (25%) de prêts d’urgence (PAUPME et AREAP)

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Le module multi-opérations pour Pardons partiels de prêts d’urgence (PAUPME et AREAP) permet aux MRC, villes et autres organismes de développement économique du Québec, utilisateurs du Gestionnaire de Prêts Margill de mettre à jour tous les prêts désirés pour tenir compte du pardon et son impact sur l’échéancier de paiements, le tout en quelques opérations simples.

Ceci évite ainsi de faire une série d’opérations prêt par prêt, un travail qui pourrait prendre, selon votre volume de prêts d’urgence, des journées de travail. Avec ce module, des dizaines ou des centaines de prêts peuvent ainsi être mis à jour (pardon, ajout de paiements et recalcul des intérêts et des paiements) en quelques minutes seulement.

Le module permet ainsi de :

  • Faire une copie de sauvegarde complète de la base de données avant les opérations ci-dessous;
  • Octroyer un montant de pardon (25% selon les directives du Ministère de l’Économie et de l’Innovation (MEI) à la date désirée (généralement le 9 juin 2022);
  • Prendre une image du Calendrier de paiements (échéancier) en format PDF et joindre ce fichier au prêt (au Dossier) avant le pardon et les changements qui suivront;
  • Ajouter, au besoin, de nouveaux paiements futurs en fin de calendrier (lorsque des moratoires ont été accordés mais que l’échéancier n’a pas encore été prolongé). L’on peut aussi éliminer des paiements à la fin du Calendrier;
  • Recalculer les paiements futurs (tous les « Paiements à venir » seulement) afin d’obtenir un solde final de 0,00 en fin d’échéancier (donc à la fin du terme du prêt d’urgence);
  • Prendre une image du Calendrier de paiements (échéancier) en format PDF et joindre ce fichier au prêt après le pardon et les changements effectués.

Ce module est un module optionnel qui doit être activé. Prière de communiquer avec le service à la clientèle Margill ([email protected]) pour obtenir ce module. Ce module très unique est un module payant non compris dans la licence normale.

Voici la marche à suivre afin d’effectuer toutes ces opérations en quelques minutes pour tous, ou une portion, de vos prêts d’urgence.

ATTENTION : les instructions ci-dessous ont été élaborées en tenant compte de notre interprétation du document « Procédure pour la confirmation du pardon de prêt » élaboré par le MEI. Le MEI n’a aucunement confirmé cette procédure et l’équipe Margill n’assume aucune responsabilité en cas de mauvaise interprétation de la procédure. En suivant ces procédures, avec ou sans le « Module multi-opérations Margill », vous dégagez l’équipe Margill (Jurismedia inc.) de toute responsabilité en cas de non-conformité ou erreurs pouvant résulter de l’utilisation du module.

Étapes :

1) S’assurer qu’un État de ligne de type Paiement fait et renommé « Pardon » ou « Pardon Covid » (ou nom de votre choix) ait été créé

Aller dans Paramètres > onglet Paramètres système > États de ligne :

 

2) Accorder les moratoires de capital et intérêts appropriés (paiements de 0,00 et souvent taux d’intérêt à 0,00% pendant quelques mois avant juin 2022, selon le programme

Ceci doit être fait avant l’ajout du Pardon car ces moratoires ont un effet sur les paiements futurs qui seront recalculés. Plusieurs outils existent afin de donner des moratoires ou de mettre le taux d’intérêt à 0% en vrac, donc sans besoin de faire prêt par prêt.

3) Calcul du montant du pardon

Selon le programme, 25% du montant en capital accordé peut (doit) être pardonné. Nous allons supposer que le montant total du prêt avait été accordé à la date d’origine et non par versements différés.

Créer une formule mathématique dans Margill (pourrait aussi être fait directement dans la feuille Excel par la suite) pour le calcul du Pardon :

 

4) Créer le rapport afin d’importer les montants de Pardons par la suite :

Créer le rapport « Liste de Dossiers sur mesure » incluant ces champs :

  • Identifiant unique du prêt (un des trois identifiants uniques disponibles)
  • Date de fin du rapport qui sera le 9 juin 2022 (pourrait être ajouté par la suite dans la feuille Excel)
  • Formule créée de Pardon (25% du montant du capital)

Les trois champs ci-dessous permettent de vérifier l’exactitude de l’Équation et si un remboursement sera requis :

  • Capital d’origine
  • Solde en capital à la date fin rapport, donc au 9 juin 2022
  • Solde en capital à la date courante (car des paiements auraient pu être faits par l’emprunteur après juin 2022)

Produire le rapport avec les Dossiers sélectionnés dans la fenêtre Principale (ou via une Requête avancée)(6 Dossiers dans notre exemple) :

Si l’entrepreneur (emprunteur) avait déjà remboursé le prêt en partie ou complètement, un remboursement devra être fait à l’entrepreneur pour le montant du pardon qui aurait dû être accordé. Il faut ainsi exclure ces prêts dans l’import des pardons.

Les prêts 10003 et 10006 seront ainsi exclus et un remboursement devra être fait à chacun des entrepreneurs. Nous ferons donc l’exercice avec 4 prêts (mais vous pourriez en avoir des centaines – il est suggéré de tester avec quelques prêts seulement afin de s’assurer que tout concorde à vos besoins).

Exporter vers Excel (exclure les totaux, dernière ligne ci-dessus) et ouvrez la feuille dans Excel.

 

5) Adapter la feuille Excel pour import via l’outil de Mise à jour des paiements

La feuille Excel détermine pour quels prêts l’on veut ajouter un Pardon et effectuer les autres opérations en lot. Les prêts sont identifiés par l’Identifiant unique de la colonne A dans la feuille Excel.

Dans notre exemple, nous aurons quatre prêts à inclure puisque deux ont un solde en capital inférieur au montant du Pardon. Il est possible (à confirmer) que le Pardon doive tout de même être accordé au 9 juin 2022 et que le calcul doive s’effectuer en tenant compte du Pardon à cette date tout en n’effectuant pas les autres opérations d’ajout/recalcul des paiements. Si ceci était requis, alors n’importer que les montants de Pardons sans utiliser le module complet.

La feuille Excel produite doit être adaptée. On élimine les deux prêts qui ne recevront pas le « traitement complet » et on élimine les trois colonnes incluses à titre informatif.

Le module permet d’ajouter ou de détruire des États de ligne « Pmt à venir ». Dans nos prêts, nous désirons ajouter quelques lignes (pour supprimer des lignes, les dernières en premier, mettre un chiffre négatif dans la colonne AA de la feuille Excel).

La colonne K permet de spécifier que le paiement (le Pardon) doit réduire que le capital et non les intérêts ou Frais de colonne (en version 5.5 (fin septembre 2022) et plus, des États de ligne de type « Capital payé » dont les noms peuvent être modifiés, seront disponibles, évitant le besoin de la colonne K). Mettre un 1 dans cette colonne.

  • Note pour la colonne K. L’option doit être activée pour l’utilisateur qui exécutera l’opération d’import :

Exemple de fichier Excel complet pour import.

 

6) Importer la feuille Excel et choisir les opérations spéciales

Allez à Outils > Enregistrer Pmts > bouton Import en lot à droite > Import nouveaux paiements (le terme paiements a été modifié par transactions en version 5.5 et +). Cette fenêtre spécifie le format précis de la feuille Excel (pour vos besoins, voir exemple dans section 5) ci-dessus – vous pouvez aussi ajouter un commentaire ou autres renseignements portant sur le Pardon).

Choisir le fichier Excel avec le bouton . Les transactions apparaîtront par la suite dans le tableau. S’il y avait des erreurs, celles-ci apparaîtraient en rouge. Il est fortement suggéré de corriger toutes les erreurs avant de pouvoir importer.

Quelques erreurs habituelles:

  • Seuls les Dossiers Actifs peuvent être inclus
  • Attention aussi au format de date
  • Un Pmt à venir ne peut pas précéder un Pmt fait (notre Pardon)

L’État de ligne à importer sera « Pardon Covid ».

Appuyer sur le lien « Opérations spéciales » AVANT d’appuyer sur le bouton « Insérer lignes ». Si vous ne voyez pas le lien « Opérations spéciales » c’est que le module n’est pas activé dans votre Margill. Communiquez avec l’équipe Margill.

Cette fenêtre apparaîtra et vous choisirez les options désirées :

Appuyer sur « Sauvegarder ». Ceci confirmera vos choix et ensuite sur le bouton . Le traitement procédera. Si vous avec des centaines de prêts, le tout peut prendre plusieurs minutes. Tous les Dossiers doivent être fermés par les autres utilisateurs lors de cette opération.

Si vous avez précisé de Joindre les Calendriers de paiement cette fenêtre apparaîtra – elle fait partie du processus afin de joindre les PDF :

Une jauge indiquera la progression et une fois le tout terminé, cette fenêtre apparaîtra :

 

7) Réviser quelques prêts pour s’assurer que tout est conforme et ensuite faire l’import complet des Pardons et opérations spéciales

Exemple d’échéancier de prêt de 36 mois et moratoire de 3 mois avec paiements payés jusqu’au 1er août 2022 – AVANT les opérations :

APRÈS les opérations :

Opérations accomplies :

  • Ajout de la ligne 17 (Pardon Covid)
  • Ajout de 3 paiements à la fin (36 lignes initiales, +1 ligne Pardon Covid, +3 lignes à cause du moratoire, pour un total de 40 lignes)
  • Recalcul de toutes les lignes de type Pmt à venir
  • Recalcul du dernier paiement pour donner un solde d’exactement 0,00
  • Sauvegarde de la base de données avant tout
  • Deux documents PDF joints – avant les changements et après

Et voilà, tous vos prêts seront mis à jour en quelques minutes!

En cas de questions, prière de communiquer avec le soutien Margill.

Notes complémentaires (situations spéciales – rares) :

Si l’option de recalcul des paiements à venir est cochée :

  • Si une des lignes de type Pmt à venir incluait une étiquette de « Comportement » spécial (intéret seulement, capital fixe ou recalcul pour solde = 0 ou x), cette étiquette demeurera comme telle et aura son effet habituel. Les nouvelles lignes ajoutées n’auront pas l’étiquette de recalcul pour solde = 0 ou x;Si TOUTES les lignes existantes de type Pmt à venir incluaient le « Comportement » spécial de recalcul du paiement pour solde = 0 ou x, alors ce Comportement sera conservé. Si de nouvelles lignes sont ajoutées en fin de tableau (de type Pmt à venir), celles-ci auront aussi cette étiquette. Nous assumons l’intention d’avoir un recalcul de toutes les lignes de type Pmt à venir du Calendrier de paiements;
  • Si l’option « Solde = 0 ou autre montant » est cochée, en bas à gauche du Calendrier de paiements, cette case sera décochée en utilisant ce module, car autrement, l’ajout du pardon ne réduirait que le tout dernier paiement ce qui ne serait pas loqique.

Dans le Gestionnaire de Prêts, est-ce possible de changer une date de paiement pour tous les clients en même temps?

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Q : Est-ce possible de changer une date de paiement pour tous les clients en même temps ? Ex. Si je voulais changer la date de tous les paiements du 25 mars au 26 mars ?

R : Ceci peut se faire en lot mais chaque date devra être modifiée. On ne peut faire que pour des lignes de type « Pmt à venir » ou de type « Pmt fait ».

  • Aller dans Outils > Enregistrer Pmts
  • Cocher « Utiliser un intervalle de dates »
  • Choisir entre le 25 mars 2021 et le 25 mars 2021 (ou autres dates)

Théoriquement on ne changerait que des dates d’États de ligne de type Pmt à venir et donc on ne cocherait pas « Inclure tous les États de ligne « Paiement » ».  Dans l’exemple ci-dessous j’ai coché cette option mais ordinairement on ne voudrait pas…

Il faut ensuite copier coller la date du 26 mars (la nouvelle date) et la modifier ligne par ligne (plus rapide de copier la date avec Ctrl c et de coller avec Ctrl v que de l’isncrire manuellement) :

Les lignes modifiées deviendront vert pâle. On doit respecter l’ordre chronologique des lignes :

Une fois les modificaton faites, appuyer sur « Soumettre » et les dates seront modifiées.

12 000 raisons d’utiliser un bon logiciel de gestion de prêts et non un chiffrier

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J’adore les feuilles de calcul, elles sont absolument incroyables pour faire tellement de choses.  Elles sont flexibles, puissantes et vous permettent de faire à peu près n’importe quoi (ou presque). Cependant, comme nous le savons tous, elles peuvent être dangereuses surtout à cause de l’erreur humaine !

J’ai récemment implanté le logiciel du Gestionnaire de Prêts Margill (GPM) chez un nouveau client qui utilisait des feuilles de calcul (Excel) pour gérer ses prêts. Lorsque nous avons importé ses prêts dans le GPM, nous avons remarqué que les intérêts calculés dans le logiciel étaient supérieurs de 6000 $ pour un trimestre (3 mois) comparativement aux données d’Excel.

Lorsque nous avons examiné les formules utilisées pour calculer les intérêts, nous avons immédiatement trouvé l’erreur.  Remarquez que le calcul le plus élevé, 245 000 X 14,5% est l’intérêt pour un an, puis divisé par 12 pour 1 mois et multiplié par 3 pour trois mois (méthode de calcul de base) :

Dans le deuxième calcul de la feuille Excel, notez qu’au lieu d’un signe de multiplication dans la formule (12*3), une virgule a été insérée par erreur (12,3), d’où la différence de près de 6000$ en intérêt total pour ces trois mois !

La même erreur a été reproduite plusieurs fois dans le même prêt et dans d’autres prêts, car elle a été utilisée comme modèle.

Cette erreur aurait pu coûter des dizaines de milliers de dollars au prêteur avant d’être repérée.

Si l’erreur avait été commise dans l’autre sens, soit à l’avantage du prêteur, des répercussions juridiques encore plus graves auraient pu en résulter, surtout s’il s’agit d’un prêt à la consommation.

Donc, si vous utilisez des feuilles de calcul, soyez prudent !  Encore mieux, investissez dans une solution de gestion de prêts appropriée.  Le simple fait de trouver cette erreur a payé plusieurs fois le coût du Gestionnaire de Prêts Margill pour l’utilisateur.

Voir aussi ces textes (en anglais) :

Comment reporter les paiements et les intérêts pour donner à vos emprunteurs une marge de manœuvre en raison de la pandémie de COVID 19

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Q: Comment puis-je reporter paiements et intérêts dans le Gestionnaire de Prêts Margill?

R: Ceci peut facilement s’effectuer dans le logiciel, et en bloc pour les prêts normaux, avec paiements réguliers, à intervalle régulier, sans frais ou taxes à chaque paiement.  Vous n’avez donc généralement pas à modifier les prêts individuellement à moins que vous ayez des scénarios irréguliers. Ceux-ci devront être modifiés en bloc partiellement et individuellement selon le type de changement requis.

Dans la dernière version 5.1 (disponible depuis le 23 mars 2020), nous avons créé un outil spécifique permettant de modifier le taux d’intérêt à 0,00% ou de le réduire de x% pour une période de temps.

REMARQUE : Si vous ne souhaitez pas accorder aux emprunteurs un congé d’intérêt, ignorez l’étape 1. Le taux d’intérêt restera inchangé et les intérêts courus seront composés si vous calculez en intérêt composé. Si vous utilisez la méthode intérêt simple, vous pouvez également capitaliser cet intérêt avec le clic droit de la souris sur la dernière ligne de congé de paiement (paiement = 0,00) :

Étapes :

Étape 0 : Faire une copie de sauvegarde de vos données avant tout : Outils > 

  1. Changer le taux d’intérêt à 0,00 (ou à un autre taux)
  2. Dans l’outil « Enregistrer Pmts », exporter les paiements à être « annulés » (reportés)
  3. Enregistrer paiements à 0,00 (ou autre montant) dans l’outil « Enregistrer Pmts ».
  4. Ajouter nouveaux paiements (reportés) à la fin du prêt


1. Changer le taux d’intérêt à 0,00% (ou à un autre taux)

Voici un exemple :

Calendrier de paiements avant que l’intérêt soit changé à 0,00% pour 3 mois :

Nous désirons arrêter de charger les intérêts pour les mois d’avril, de mai et de juin pour les prêts surlignés en bleu ci-dessous.

Dans la fenêtre Principale de Margill, sélectionner (mettre en surbrillance) les prêts désirés. Ensuite, utiliser le raccourci « Ctrl Alt Maj i ». La fenêtre suivante apparaîtra avec la nouvelle option « Ajout date de fin du changement de taux ». En temps normal, c’est un peu difficile à comprendre pourquoi on utiliserait une telle option puisque c’est quasi illogique…  Nous allons probablement retirer cette option dans la version 5.2…

Inscrire comme ceci :

On vous demandera de faire une sauvegarde – faites la sauvegarde des fois que vous entreriez de mauvaises dates – vous ne voudriez pas être obligé de rechanger votre taux d’intérêt manuellement, prêt par prêt !

Dans l’exemple suivant, on remarque qu’il y a deux nouvelles lignes « Changement taux ». Donc, le taux de 0,00% à compter du 2020-04-01 redevient 7,98% le 2020-07-01 (nous avons temporairement affiché la colonne « Date début » qui est normalement cachée) :

 

2. Dans l’outil « Enregistrer Pmts », exporter les paiements à être « annulés » (reportés)

Premièrement, identifier tous les paiements à être reportés. Aller à Outils > Enregistrer Pmts (un outil très puissant!), sélectionner la boîte « Utiliser un intervalle de dates » et inscrire les dates appropriées pour trouver ces paiements.  Cliquer ensuite sur « Rafraîchir ».

Voici tous les paiements que nous désirons reporter.

Cliquez sur le bouton droit de la souris dans cette fenêtre et « Exporter vers Excel » – sauvegarder le fichier que nous utiliserons à l’étape 4 pour réimporter les paiements reportés.

 

3. Enregistrer paiements à 0,00 (ou autre montant) dans l’outil « Enregistrer Pmts ».

Demeurer dans l’outil « Enregistrer Pmts » avec la liste courante des paiements. Cliquer sur le bouton droit de la souris pour choisir cette option :

Vous auriez pu également cliquer sur « Sélectionner tout » (en bas à droite) et l’option de changer les États de ligne aurait été disponible tel qu’avec le bouton droit de la souris.

Remarquer l’État de ligne spécial « Pmt Reporté (0,00) » qui est disponible. Ceci aurait été créé à l’avance dans Outils > Paramètres > Paramètres système (Administrateur) > États des lignes de paiements (ceci est une ligne de type « Paiement non payé » qui doit être = 0,00) :

Des Frais automatiques ne seront pas appliqués à cet État de ligne – contrairement à l’État de ligne « Pmt non payé » pour laquelle une règle ajoutant des frais aurait pu être activée.

Le montant total des paiements reportés dans ce cas est de 23 587,83 $.

Prenez note : Si vous gérez les montants en souffrance, vous devez modifier les montants de la colonne « Pmt prévu » à 0,00 pour chacun des paiements sinon ces montants deviendront en souffrance. Ceci peut devenir une tâche relativement longue à accomplir si vous en avez des centaines ou des milliers à modifier. À partir de la version 5.2, vous pouvez spécifier que le «Pmt prévu» pour les États de ligne spécifiques doit = 0,00. Ceci vous fera gagner énormément de temps puisque le « Pmt prévu » deviendra automatiquement 0,00 (allez dans Outils > Paramètres > États de ligne de paiement > cocher la colonne « Pmt prévu = 0 » pour l’État de ligne « Pmt reporté (0,00) » (tel que nommé)).

Si vous ne faites pas ceci en version 5.2, double cliquer sur chacun et supprimer :

Cliquer ensuite sur « Soumettre ». La fenêtre deviendra vide après le traitement des paiements et les Dossiers seront mis à jour. Ils sont désormais gérés et les paiements sont de 0,00. Dans notre exemple, noter un solde de fin en raison des trois paiements reportés :

 

4. Ajouter nouveaux paiements (reportés) à la fin du prêt

L’ajout des paiements reportés à la fin du prêt est l’étape la plus longue en raison des dates à insérer.

Pour réimporter les paiements dans Margill, il faut utiliser de nouveau l’outil « Enregistrer pmts » mais avec l’option « Import en lot » permettant l’importation de nouveaux paiements via une feuille Excel.

Tout ce dont on a besoin pour réimporter les paiements reportés vers chacun des prêts individuellement sont les 3 colonnes (et autres colonnes optionnelles) suivantes :

    • Colonne A – l’identifiant du Dossier
    • Colonne B – la date du paiement reporté
    • Colonne C – le montant du paiement reporté

Il faut maintenant modifier la feuille Excel. Supprimer la plupart des colonnes et conserver que les trois importantes même si les Dates de paiement sont les dates originales. Noter la colonne à droite nommée « Dernier paiement > 0,00 » – conserver cette colonne afin de connaître la dernière ligne du Calendrier de paiements (ayant un montant de paiement de plus de 0,00) comme référence pour votre prochaine date de paiement (j’ai déplacé et changé en rouge puisque cette colonne est temporaire) :

Dans l’exemple du prêt 15687, le dernier paiement aurait été le 2021-04-07 alors j’ai ajouté mon premier paiement reporté un mois après et j’ai ajouté un autre mois pour chacun des deux prochains paiements. Une personne connaissant très bien Excel peut probablement créer une méthode afin de peupler les nouvelles dates plus rapidement, avec la fonction EDATE (MOIS.DECALER en français – vori encadré ci-dessous) par exemple, ou pour les paiements hebdomadaires, en ajoutant 7, 14, 21 jours à la dernière date de paiement.

Pour voir la fréquence des paiements (bien que l’on puisse le constater par la séquence des dates de paiements originales), j’ai affiché la Fréquence des paiements dans ma fenêtre Principale du Gestionnaire de Prêts Margill.

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Utilisation de la fonction MOIS.DECALER (EDATE) dans Excel

Si vous avez un nombre relativement important de paiements à ajouter à la fin de chacun des prêts,
il vaut vraiment la peine d’utiliser la fonction MOIS.DECALER qui permet d’ajouter rapidement
un ou des mois en fin de Calendrier

Le prêt 15682 ci-dessou se termine le 2021-05-07. On doit donc ajouter un mois après cette date d’où la formule :
=MOIS.DECALER(B2;1) où B2 est la cellule et 1 est + 1 mois

Ensuite on doit ajouter 2 mois pour l’avant-dernier paiement
=MOIS.DECALER(B3;2) 2 étant + 2 mois

Finalement ajouter 3 mois pour le nouveau dernier paiement
=MOIS.DECALER(B4;3) 3 étant + 3 mois

La colonne F n’est pas pertinente – ne sert qu’à montrer le nombre de mois qui doivent être ajoutés

Les formules peuvent être copiées pour chacun des « trios ». ATTENTION de toujours avoir
des 1, 2, 3 et non des 5, 6, 7, 8, etc…. dans les formules subséquentes pour l’ajout des mois.

Une fois les 3 nouvelles dates toutes calculées, simplement copier
la colonne « Formule » et « Collage spécial » de « Valeurs » dans la colonne B

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Ma feuille Excel est maintenant prête pour l’importation. Notez que j’ai ajouté un commentaire dans la colonne E. La colonne F devrait être supprimée.

J’ai aussi fait une erreur volontairement avec le Dossier 15687 – j’ai inscrit 2018 au lieu de 2022… Il y a également une erreur de date pour le Dossier 15688.

Aller dans Outils > Enregistrer Pmts > Import en lot > Import de nouveaux paiements. Sélectionner la feuille Excel dans la section « Fichier à importer ».  Utiliser le bouton .

Une nouvelle liste de tous les paiements reportés et dates apparaîtra.

Le Dossier 15687 indique une erreur car il s’agit de « Paiements à venir » ce qui est interdit avant des « Paiements faits ». La date du Dossier 15688 doit également être corrigée.

Une fois les corrections effectuées dans la feuille Excel, il faut réimporter. Notez que le total prévu (23 587,83) est réimporté. Cliquer sur « Insérer lignes ».

Si tout est conforme, vous aurez ce message :

Dans notre exemple on constate que les lignes 27 à 29 on été ajoutées. Notez la différence de 0,71 (Solde). Ceci est probablement dû au changement du taux d’intérêt au début et à la fin du mois contrairement à un changement seulement à compter du paiement le 7 du mois. Vous pouvez ajuster le dernier paiement au besoin (cochez et décochez Solde = 0,00).

Voilà! Vous avez accordé un petit répit à vos clients…  Plusieurs en auront sûrement besoin à cause de cette pandémie.

Soyez prudents!

Marc Gélinas, Président

À NOTER:

Depuis la version 5.2 seulement, les Frais de colonne (frais ou taxes mensuels par exemple) peuvent être réimportés avec l’import en lot via Excel mais à titre de montants seulement (et non comme formules). Ceux-ci peuvent être inscrits dans les colonnes S, T, U et V.

Gestionnaire de Prêts Margill – dernière version 4.4 et 5.0 à venir – Nouvelles fonctionnalités maintenant sur le site web

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Gestionnaire de Prêts Margill – dernière version 4.4 et version 5.0 à venir – Notes de mise à jour (nouvelles fonctionnalités) maintenant sur le site web

Voir : www.margill.com/fr/gestionnaire-de-prets-margill-notes-de-mises-a-jour/