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Automated invoice numbering

April 19, 2023/in KB-MLM-Product-Features, Knowledge Base - NEW /by Kim

Q: I created an invoice in Margill (via Document Merge) and would like to know if it can number the invoices automatically.

A: A few options are available in Margill

First method:

By using the Global Changes function import your invoice numbers directly into your Records.

Let’s start by creating a Custom field to import your invoice numbers.

Go to Tools > Settings > Custom Fields > Record > Unlimited Fields (Table format)

Please note that if you wish to keep historical invoice numbers, you will have to create a new field for each invoicing cycle (ex. Invoice number 2023) (this is less practical if the invoices are sent every month).

Once this field has been created, you can import your invoice numbers. To do this, you will need a list of your Record unique identifiers. You can create this list in Reports > Record List and export in Excel format.

Once in Excel, adding your invoice numbers to the document will be easy.

Now let’s update your invoice numbers with the Global Changes tool. To do this, right-click in the Main Margill window and select the Global Changes option.

When the window opens, click on the Excel icon at the top right of the window.

In the new window, simply select the Invoice number field and the file to import.

Now, you can add this field to your invoices and account statements.

Before the next billing cycle, you must import the new invoice numbers in a new field (with year and/or month) or in the existing field (the invoice number will thus be updated at every new billing cycle).

Second method:

You will find that this method is faster and requires fewer manipulations. On the other hand, you will not have the same flexibility as the previous method.

This method consists of creating a unique invoice number using the MLM ID and, for example, the number of documents attached to the Record. Several other options would be possible such as adding a date or other.

To do this, add the following fields to your invoice:

1- MLM Record Identification

2- Total number of files attached to the Record

When you produce your invoices, it will be important to check “Attach each file produced to the Record”, so that the numbering continues correctly.

It is up to you to see which technique is preferred to obtain the desired results. Note that it is possible to combine the two techniques. Do not hesitate to contact our team if you have any questions regarding the Document Merge function at [email protected].

Numérotation automatique de factures

April 19, 2023/in Knowledge Base - NEW /by Kim

Q : J’ai créé une facture (par la Fusion de documents) dans Margill pour faire la facturation des frais de gestion annuels et j’aimerais savoir s’il est possible de faire la numérotation des factures automatiquement?

A : Quelques possibilités vous sont offertes dans le Gestionnaire de Prêts Margill

Première méthode :

En utilisant les Changements globaux afin d’importer vos numéros de factures directement dans les Dossiers de vos clients.

Débutons par créer un Champs sur mesure afin d’importer vos numéros de factures.

Dirigez-vous dans Outils > Paramètres > Champs sur mesure > Dossier > Champs illimités (format tableau)

À noter que si vous désirez conserver en mémoire les numéros de factures historiques, vous devrez créer un nouveau champ lors de chaque cycle de facturation (ex. Numéro de facture 2023)(ceci est moins pratique si les factures sont envoyées à chaque mois).

Une fois ce Champ créé, vous pourrez importer vos numéros de factures. Pour ce faire, il vous faudra une liste de vos numéros de Dossiers. Vous pouvez créer cette liste dans Rapports / Listes des dossiers et l’exporter en format Excel.

Une fois dans Excel, il sera facile d’ajouter vos numéros de factures dans le document.

Maintenant mettons à jour vos numéros de factures avec l’outils de Changements globaux. Pour ce faire, cliquez avec le bouton de droit de la souris dans la fenêtre Principale de Margill et sélectionnez l’option de Changements globaux.

Lorsque la fenêtre s’ouvrira, cliquez sur l’icône Excel dans le haut de l’écran.

Par la suite, simplement sélectionner le champ Numéro de facture et le fichier à importer.

Maintenant, il vous sera possible d’ajouter ce champ à vos factures et états de compte.

Lors des prochaines facturations, vous n’aurez qu’à importer les nouveaux numéros de factures dans un nouveau champ (avec année et/ou mois) ou dans le champ existant (le numéro de facture sera modifié à chaque envoi).

Seconde méthode :

Vous trouverez que cette méthode est plus rapide et nécessite moins de manipulation. En revanche, le désavantage sera que vous n’aurez pas la même flexibilité que la méthode précédente.

Cette méthode consiste à créer un numéro unique de facture à l’aide de l’identifiant unique de Dossier et, par exemple, le nombre de documents joints à chacun des Dossiers. Plusieurs autres options seraient disponibles tels l’ajout d’une date ou autre.

Pour ce faire, ajoutez les champs suivants à votre facture :

Identification GPM du Dossier
Nombre de fichiers joints au Dossier

Maintenant, lorsque vous produisez vos factures, il sera important de cocher «Joindre chaque fichier produit au dossier», afin que la numérotation se poursuive correctement.

À vous de voir la technique que vous préférez afin d’obtenir les résultats escomptés. À noter qu’il est totalement possible de combiner les deux techniques. N’hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions concernant la Fusion de documents au [email protected].

Numérotation automatique de factures